Suite au décret n° 2016-995 du 20 juillet 2016 relatif aux lettres de liaison, les établissements de santé doivent remettre aux patients un compte rendu de leur hospitalisation dès leur jour de sortie. La numérisation des comptes rendus médicaux (de consultation, d’examen ou opératoire) a rendu le secteur de la santé plus efficace en facilitant la gestion et la recherche d’informations médicales bénéficiant au patient.

Néanmoins, numériser et retranscrire ces documents prend du temps et mobilise des ressources. La nature des documents numérisés nécessite une attention toute particulière : précision, fiabilité et confidentialité.

Externaliser la saisie de vos comptes rendus médicaux à un prestataire fiable est une solution bénéfique pour l’ensemble des parties concernées : patients comme praticiens de santé.

Quelles sont les raisons pour lesquelles vous devriez externaliser la saisie de vos comptes rendus médicaux :

Réduire le coût et les temps passés dans la saisie de ces comptes rendus par vos secrétaires

En passant par une solution de saisie de comptes rendus médicaux externe, vous libérez selon votre besoin votre personnel d’une charge de travail non négligeable. Vos secrétaires pourront alors s’occuper de tâches à plus forte valeur ajoutée.

Être plus efficace dans l’accès, la recherche et la gestion des informations médicales de vos patients

Les prestataires les plus performants vous montreront comment classer vos retranscriptions médicales pour qu’elles vous soient aisément accessibles au bénéfice de vos patients. Ils disposent d’applications spécifiques facilitant à la fois le dépôt des fichiers audio et le stockage des documents Word.

Bénéficier de l’appui de professionnels de santé dédiés à la saisie des comptes rendus médicaux

Avec l’appui d’un réseau de professionnels de santé (le plus souvent des étudiants en médecine), vos comptes rendus seront saisis avec une attention particulière et en toute confidentialité. Le traitement de vos comptes rendus sera fait avec rigueur grâce à un système de contrôle de qualité permettant d’assurer une conformité maximale voire supérieure à une secrétaire.

Profiter des services de saisie et de retranscription de manière permanente ou ponctuelle selon vos besoins

Un service de saisie externalisé que vous pouvez mobiliser à tout moment vous permet de faire face à des imprévus et d’optimiser la gestion de votre établissement.

Découvrez les prestations de saisie de comptes rendus médicaux

Wecall propose un service de saisie de comptes rendus médicaux. Nous accompagnons des professionnels de santé (médecins, pédiatres, chirurgiens-dentistes…) dans la retranscription de leurs comptes rendus médicaux avec l’appui d’un réseau d’étudiants en médecine.

Rendez-vous sur notre formulaire de contact pour demander votre devis !

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Comment cela fonctionne ? Quels coûts pour les professionnels de santé ? Pourquoi choisir un télésecrétariat médical ? Quels bénéfices pouvez-vous en tirer ?

Comment fonctionne un télésecrétariat médical ?

Les télésecrétariats médicaux réceptionnent les appels pour le compte des professionnels de santé comme les médecins, dentistes, ophtalmologues, pédiatres et kinésithérapeutes par exemple. Nous savons par expérience que les cabinets médicaux préfèrent rediriger leurs appels vers des professionnels du télésecrétariat médical afin de pouvoir se consacrer entièrement à leur cœur de métier. Ils pourront assurer leurs consultations et leurs visites à domicile avec l’assurance de ne perdre aucun appel.

Le transfert de la ligne téléphonique se fait très simplement par la composition d’un code comme *21*.

Guidés par les consignes du professionnel, les télésecrétaires inscrivent les rendez-vous sur l’agenda en ligne ainsi que les messages des patients. Ils peuvent également faire des transferts d’appels pour les cas urgents.

Désormais, Doctolib ou Keldoc sont les agendas les plus fréquemment utilisés, permettant la prise de rendez-vous en ligne et intégrant un maximum de fonctionnalités pour aider les secrétariats externalisés à mieux traiter les appels.

Les tarifications possibles d’un télésecrétariat médical

Le mode de facturation peut se faire par forfait : à la semaine, au mois par exemple. Il peut aussi se faire par appel traité. Ce sont des points sur lesquels vous devez insister dans vos demandes de devis afin d’avoir une idée plus précise de la formule qui vous convient le mieux.

Par ailleurs, il vous faudra être vigilent sur les coûts annexes que certains télésecrétariats peuvent facturer : transferts d’appels, appels sortants, envois de SMS…

Dans quel cas devriez-vous avoir recours à un télésecrétariat médical ?

Comment savoir si vous avez besoin d’un télésecrétariat ?

• Vous exercez seul dans votre cabinet et vous êtes souvent sollicité par téléphone pendant vos consultations
• Vous avez une secrétaire mais elle est débordée par les prises de rendez-vous par téléphone et/ou a d’autres tâches administratives à gérer
• Vous souhaitez assurer une continuité de votre accueil téléphonique en dehors des jours et des heures d’ouverture de votre cabinet

Quels sont les avantages à avoir recours à un télésecrétariat médical ?

Le télésecrétariat médical offre de nombreux avantages pour les professionnels de santé :

• Une amélioration de votre productivité
• Un accroissement de la satisfaction de vos patients
• Une optimisation de vos coûts de fonctionnement
• Un suivi plus rigoureux de l’historique de vos patients grâce aux agendas en ligne

En sollicitant les services d’un prestataire de télésecrétariat médical fiable et efficace, vous pourrez engranger ces bénéfices et vous consacrer entièrement à vos patients. Retrouvez les témoignages de nos clients sur notre page !

N’hésitez pas et demander un devis personnalisé sur Wecall !

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Pour cela, et après quelques réunions, Gsell et Wecall ont défini ensemble le périmètre à externaliser et les procédures à respecter sur les différents outils (Freshdesk, Magento…). C’est d’ailleurs Wecall qui a accompagné Gsell dans la mise en place du super outil de gestion des tickets qu’est Freshdesk.

Une externalisation complète pour un maximum d’efficacité

Gsell a confié environ 90% de sa relation client à Wecall. Nous gérons donc en multi-canal (appels & e-mails) presque toutes les demandes clients.

Les agents de Wecall sont opérationnels et bien rodés sur tous les types de demandes. Ils gèrent entre autres les suivis de commande, les demandes d’informations produits, les demandes de retours, les demandes d’échanges, les duplicatas de facture…

Dans le cas où une demande client sort du périmètre de Wecall, les agents créent un ticket via Freshdesk, à destination du responsable du site.

Externalisation, mais pas de perte de vue sur la relation client

Un entrepreneur ou un dirigeant d’entreprise est souvent réticent à l’idée d’externaliser un de ses services et encore plus le service client, de peur de perdre de vue les demandes et les attentes de ses clients. Aucun risque avec Wecall : les remontées des clients sont transmises sans faille, y compris concernant les éventuels bugs sur les sites, ainsi que les optimisations à apporter aux différents processus (commande, livraison, etc.), dans un véritable esprit de conseil et d’accompagnement.

Gsell et Wecall sont en communication permanente : le chargé de compte Wecall appelle régulièrement le dirigeant de Gsell, en plus des comités hebdomadaires et des échanges sur Stride, afin de faire des points sur le déroulement des opérations, ajuster les procédures et faire part des différentes remontées clients.

Nos clients témoignent

« Le fait d’avoir confié une grande partie du service client de Gsell à Wecall nous a vraiment fait gagner en efficacité. Cela nous a permis de mieux nous concentrer sur le reste des activités en totale confiance. Wecall traite nos appels et nos e-mails avec beaucoup de professionnalisme. Nous sommes très satisfaits à la fois de l’amabilité et de la rigueur. Nous échangeons régulièrement pour revoir les statistiques et des points divers issus du terrain. Merci à toute l’équipe pour la sérénité apportée. »

Francis Gsell, Gérant

Pourquoi pas vous ?

Désireux de ne manquer aucun appel et d’enchanter votre relation client ? Contactez-nous ici.

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La mise en place d’un télésecrétariat efficace

D’une part, Wecall a permis à l’agence d’améliorer sa joignabilité en fournissant une prestation de télésecrétariat de qualité. Ce sont désormais les équipes de Wecall qui s’occupent de prendre les appels des propriétaires, locataires ou prospects de l’agence. Leur mission est de les aiguiller vers les bonnes personnes au sein de l’agence, ou de noter toutes les requêtes, demandes d’information et autres réclamations, puis de les faire remonter aux personnes en charge par mail ou transfert d’appel. Le service de Wecall a donc permis de véritablement décharger l’agence d’une tâche lourde et chronophage, en lui permettant de se concentrer sur son cœur de métier tout en ne perdant rien en qualité de service client.

La conception d’un outil de ticketing personnalisé

D’autre part, dans une optique de recherche de valeur ajoutée, les équipes de Wecall ont développé en interne une solution software de gestion de tickets destinée à répondre au mieux aux besoins spécifiques de l’activité syndic. Cet outil a été pensé pour collecter efficacement les requêtes des copropriétaires, les trier et les affecter aux destinataires appropriés au sein de l’agence (comptable, gestionnaire, dirigeant). Son développement en interne a permis une entière liberté concernant sa conception et sa malléabilité suivant les souhaits du client.

Résultat : une amélioration notable de la qualité du service client et une agence transformée !

Vous aussi, n’attendez plus pour découvrir ce que Wecall peut faire pour vous. Contactez nous au 01 84 17 60 40 ou sur contact@wecall.fr.

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Créée en 1992 en Corée, l’entreprise Vatech est spécialisée dans la radiologie numérique dentaire et est reconnue comme le n°1 de son secteur dans le monde. De l’installation à la prise en main puis tout au long de l’utilisation des machines, les techniciens Vatech ont pour objectif d’intervenir dans les meilleurs délais pour résoudre les problèmes de leurs clients dentistes.

Gestion des appels, outil de ticketing : tout pour faciliter les remontées clients

Dans une optique d’amélioration continue du service rendu, Vatech a fait appel à Wecall afin de gérer les appels de service après-vente technique. Ces appels peuvent provenir de dentistes, d’installateursou de distributeurs mais aussi des propres techniciens de Vatech ayant besoin d’assistance lors des interventions sur les machines.

La première mission des opérateurs de Wecall fut, grâce à un logicielde type « helpdesk » (inspiré de Zendesk ou Freshdesk) créé par Wecall et partagé entre les deux entreprises, de faire remonter des tickets à destination du service technique pour répondre aux demandes des appelants. La prestation de centre d’appels et l’outil de ticketing ont été mis en place dans un délai court.

Aperçu du logiciel créé par Wecall pour la gestion des tickets.

Témoignages de Vatech : avant et après l’externalisation

« Avant la mise en place du service Wecall, notre service technique traitait les appels au coup par coup. Nous perdions donc énormément d’appels.Depuis la mise en place de la hotline Wecall et de l’outil de gestion des tickets, nous ne perdons pratiquement plus d’appels et notre service technique est plus réactif et plus performant. Nous sommes également très satisfaits des délais lorsque nous demandons des modifications sur l’outil. »

                                                                                             Sukho Yum, technicien Vatech France.

 « Vous êtes très sérieux et notre équipe est contente de votre service et de votre réactivité. »

                                                                                              Martin Kwak, DG Vatech France.

Traitement en direct des tickets de niveau 1 pour une meilleure gestion de la relation client

 Quelques mois après le lancement du projet, très satisfait du serviceet désireux de désengorger davantage le service technique interne, Vatech a confié à l’équipe Wecall la résolution en direct d’une partie des tickets. Le champ d’action de Wecall a donc été élargi et les opérateurs sont désormais capables d’assister les clients en temps réel. Pour les appels hors périmètre Wecall, les opérateurs continuent de notifier le service technique de Vatech via l’outil de tickets.

Pourquoi pas vous ?

Désireux de ne manquer aucun appel de client et de booster votre support technique grâce à un outil de ticketing performant ? N’hésitez pas à nous parler de votre projet ici.

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Vous avez un site e-commerce et vous projetez de développer votre activité ? Quelle que soit la taille de votre site, recourez à un effectif dédié ou mutualisé Wecall pour vous seconder dans la gestion de celui-ci et optimiser votre service client.

Comment se déroule l’externalisation ? La phase de setup consiste à écouter attentivement vos besoins et attentes, à collecter vos consignes et à réaliser plusieurs séances de travail incluant des appels de simulation. Elle permet d’envisager sereinement le lancement. Dès que les premiers appels sont pris et que les premiers e-mails sont traités, des points réguliers (par téléphone, e-mail ou chat) sont organisés pour garantir le bon déroulement de la prestation. Le(s) téléconseiller(s) affecté(s) à votre projet deviennent des membres à part entière de votre équipe.

Au-delà du traitement des appels et des e-mails entrants, voici des exemples de prestations complémentaires réalisables par Wecall :

• Prise de commandes spécifiques (établissements publics, etc.)
• Relance des paniers abandonnés
• Campagnes d’appels sortants pour développer votre activité ou fidéliser vos clients (enquêtes de satisfaction, cross-selling, etc.)
• Mise à jour de votre catalogue dans votre back-office

Tout comme E-Citizen, disposez d’un véritable bras droit qui s’occupera de gérer votre service client, sur mesure !

Nos clients témoignent

 « Excellent contact avec tous mes interlocuteurs. Professionnalisme, écoute, réactivité et forte implication. Bonne compréhension des spécificités de notre activité et montée en compétences très rapide ! L’équipe est sympathique et chaleureuse, ce qui rend la relation de travail très agréable. »
Alix Poulet, fondatrice et gérante de E-Citizen.com.

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Size Factory, site de vente de vêtements et réseau de magasins physiques, a souhaité rendre la mode accessible aux personnes de grande taille. Pour offrir le meilleur service à ses clients à toute heure, Size Factory a opté pour le télésecrétariat Wecall pour le traitement des appels au-delà des horaires d’ouverture de son service client et de ses boutiques.

Size Factory fait donc appel au télésecrétariat Wecall pour recueillir les demandes de ses clients qui n’ont pas le temps d’appeler pendant les horaires de travail. Les télésecrétaires  de Wecall reçoivent les appels entre 8h30 et 9h et entre 19h et 20h du lundi au vendredi et le samedi de 9h à 13h. Elles sont chargées de noter les coordonnées et les demandes des clients et d’envoyer un mail à l’équipe Size Factory qui se charge de traiter les demandes et de recontacter les clients.

Wecall permet ainsi à Size Factory d’améliorer sa joignabilité, ce qui ne fait qu’augmenter la satisfaction de ses clients.

Nos clients témoignent

«Nous sommes pleinement satisfaits de la prestation. Wecall nous permet d’offrir un service supplémentaire à nos clients, la réception d’appels en dehors de nos heures d’ouverture. La solution est simple à mettre en œuvre. Nous apprécions également la proactivité de l’équipe Wecall. »
Alexis Bourdin, e-commerce manager de Size Factory.

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Les vacances approchent à grands pas et vos équipes vont être en effectif restreint ? Pas évident en période estivale de garantir à vos clients un accueil téléphonique irréprochable. Pensez à externaliser la gestion de vos appels entrants.

Avec Wecall, fini les appels ratés, les mauvaises surprises et les contacts perdus ! Wecall vous propose un service d’accueil téléphonique ou de service client adapté à vos besoins. Nous répondons de manière professionnelle à tous vos appels. En fonction des consignes que vous fixez, notre équipe traite vos appels de bout en bout ou en mode “télésecrétariat”. Vous choisissez vous-même quand vous nous transférez vos appels, de manière temporaire ou continue !

Partez en vacances le cœur léger, sans que cela n’affecte la qualité de votre accueil téléphonique !

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Reflet de cette dynamique, la 34^e édition du Salon Franchise Expo Paris a accueilli 22 au 25 mars 530 exposants, entrepreneurs franchiseurs ou franchisés en quête de développement commercial mais également d’accompagnement et de moyens, ou encore de modernité.

The Economist a révélé que toute entreprise intégrant les technologies dans sa stratégie de croissance avait deux fois plus de chances d’augmenter son chiffre d’affaires. Les habitudes de vie et de consommation évoluent, et c’est selon ces nouvelles tendance que franchiseurs comme franchisés doivent se mettre au diapason, sous peine de perdre une clientèle partie pour un concurrent plus en avance sur ce front.

Booster votre relation client

Aujourd’hui, la relation client, c’est un contact permanent et des interconnexions nombreuses avec le consommateur. Gérer la relation client consiste à savoir cibler, attirer et conserver les clients. Cela représente un facteur déterminant du succès d’un réseau.

Cette gestion de la relation client est particulièrement contraignante dans les réseaux dits organisés puisqu’aux consignes générales du réseau doivent être intégrées les spécificités locales des magasins. Quels outils technologiques sont alors à mettre en place et selon quelle best practices pour les réseaux de franchise qui souhaitent travailler sur leur relation client ?

Faire de l’accueil téléphonique un levier de développement moderne et efficace

Une enseigne se doit d’investir dans des solutions permettant de répondre au mieux aux attentes de ses clients, et ce surtout, par le premier point d’entrée, l’accueil téléphonique. Un réseau doit aujourd’hui chercher à gagner en joignabilité et mettre en place un accueil téléphonique centralisé pour une meilleure cohérence et une image toujours plus professionnelle.

Vos réseaux ont aujourd’hui les capacités de répondre à ce défi avec flexibilité et qualité, et donner ainsi aux franchisés des mesures d’accompagnement qu’ils attendent pour leur téléphonie, tout en prenant en compte leurs particularités.

En faisant appel à un professionnel du service client comme Wecall, vous, franchiseurs, optez pour moderniser votre accueil téléphonique, renforcer l’expérience client et booster ainsi votre chiffre d’affaires.

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