Comment cela fonctionne ? Quels coûts pour les professionnels de santé ? Pourquoi choisir un télésecrétariat médical ? Quels bénéfices pouvez-vous en tirer ?

Comment fonctionne un télésecrétariat médical ?

Les télésecrétariats médicaux réceptionnent les appels pour le compte des professionnels de santé comme les médecins, dentistes, ophtalmologues, pédiatres et kinésithérapeutes par exemple. Nous savons par expérience que les cabinets médicaux préfèrent rediriger leurs appels vers des professionnels du télésecrétariat médical afin de pouvoir se consacrer entièrement à leur cœur de métier. Ils pourront assurer leurs consultations et leurs visites à domicile avec l’assurance de ne perdre aucun appel.

Le transfert de la ligne téléphonique se fait très simplement par la composition d’un code comme *21*.

Guidés par les consignes du professionnel, les télésecrétaires inscrivent les rendez-vous sur l’agenda en ligne ainsi que les messages des patients. Ils peuvent également faire des transferts d’appels pour les cas urgents.

Désormais, Doctolib ou Keldoc sont les agendas les plus fréquemment utilisés, permettant la prise de rendez-vous en ligne et intégrant un maximum de fonctionnalités pour aider les secrétariats externalisés à mieux traiter les appels.

Les tarifications possibles d’un télésecrétariat médical

Le mode de facturation peut se faire par forfait : à la semaine, au mois par exemple. Il peut aussi se faire par appel traité. Ce sont des points sur lesquels vous devez insister dans vos demandes de devis afin d’avoir une idée plus précise de la formule qui vous convient le mieux.

Par ailleurs, il vous faudra être vigilent sur les coûts annexes que certains télésecrétariats peuvent facturer : transferts d’appels, appels sortants, envois de SMS…

Dans quel cas devriez-vous avoir recours à un télésecrétariat médical ?

Comment savoir si vous avez besoin d’un télésecrétariat ?

• Vous exercez seul dans votre cabinet et vous êtes souvent sollicité par téléphone pendant vos consultations
• Vous avez une secrétaire mais elle est débordée par les prises de rendez-vous par téléphone et/ou a d’autres tâches administratives à gérer
• Vous souhaitez assurer une continuité de votre accueil téléphonique en dehors des jours et des heures d’ouverture de votre cabinet

Quels sont les avantages à avoir recours à un télésecrétariat médical ?

Le télésecrétariat médical offre de nombreux avantages pour les professionnels de santé :

• Une amélioration de votre productivité
• Un accroissement de la satisfaction de vos patients
• Une optimisation de vos coûts de fonctionnement
• Un suivi plus rigoureux de l’historique de vos patients grâce aux agendas en ligne

En sollicitant les services d’un prestataire de télésecrétariat médical fiable et efficace, vous pourrez engranger ces bénéfices et vous consacrer entièrement à vos patients. Retrouvez les témoignages de nos clients sur notre page !

N’hésitez pas et demander un devis personnalisé sur Wecall !

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Freshdesk ou Zendesk : quel que soit votre choix, il sera toujours meilleur que Gmail pour le traitement des demandes de vos clients

Avoir un outil de gestion des tickets est en effet extrêmement utile, voire indispensable. En effet, celui-ci donne la possibilité de partager les demandes clients (e-mails directs ou retranscriptions d’appels – appelés communément tickets) entre les différents intervenants, avec un système d’affectation, de tags et de priorités qui fait beaucoup gagner en efficacité.

Vous trouverez ci-dessous les principaux éléments à retenir sur Freshdesk :

Tickets

La gestion des tickets est la raison d’être de cet outil. Il est possible de les classer selon plusieurs critères : date de réception/création, expéditeur, statut, priorité, groupe, tags, assignation… Les tickets peuvent être automatiquement assignés à des groupes en fonction de mots-clés.

Notes privées

Les notes privées sont des commentaires ajoutés aux tickets par les utilisateurs, qui ne sont pas censés être vus par les clients. Elles sont très pratiques notamment lorsqu’il faut escalader un ticket d’un niveau 1 à un niveau 2.

E-mails

L’issue d’un ticket est le plus souvent l’envoi d’un e-mail au client concerné. Les fonctionnalités liées aux e-mails sont très poussées sur Freshdesk et sont personnalisables à souhait. Parmi celles-ci :

• Choix de l’adresse d’expédition
• Possibilité de créer en amont des réponses prédéfinies
• Sauvegarde des comptes des clients (adresses mails et numéros de téléphone)
• Regroupement automatique de l’ensemble des e-mails d’un même client
• Fusion de mails/tickets qui concernant la même demande

Tableau de bord

Très utile, facile à appréhender et personnalisable, le tableau de bord permet notamment de voir le nombre de tickets non résolus, en retard, ouverts, en attente ou encore non assignés. On peut également y voir l’évolution du volume de tickets par rapport à J-1 et y tenir une to do.

Rapports

Les rapports de Freshdesk fournissent des statistiques indispensables pour évaluer l’efficacité et la productivité du service client, ainsi que la typologie des tickets créés.

Version gratuite

Avec une version gratuite allant jusqu’à 3 utilisateurs, Freshdesk est parfaitement adapté aux sites de petite taille souhaitant professionnaliser leur relation client à moindre coût.

Et si vous combiniez Freshdesk et un prestataire comme Wecall pour la gestion du service client de votre site e-commerce ? N’attendez plus et demandez un devis sans engagement !

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Pour cela, et après quelques réunions, Gsell et Wecall ont défini ensemble le périmètre à externaliser et les procédures à respecter sur les différents outils (Freshdesk, Magento…). C’est d’ailleurs Wecall qui a accompagné Gsell dans la mise en place du super outil de gestion des tickets qu’est Freshdesk.

Une externalisation complète pour un maximum d’efficacité

Gsell a confié environ 90% de sa relation client à Wecall. Nous gérons donc en multi-canal (appels & e-mails) presque toutes les demandes clients.

Les agents de Wecall sont opérationnels et bien rodés sur tous les types de demandes. Ils gèrent entre autres les suivis de commande, les demandes d’informations produits, les demandes de retours, les demandes d’échanges, les duplicatas de facture…

Dans le cas où une demande client sort du périmètre de Wecall, les agents créent un ticket via Freshdesk, à destination du responsable du site.

Externalisation, mais pas de perte de vue sur la relation client

Un entrepreneur ou un dirigeant d’entreprise est souvent réticent à l’idée d’externaliser un de ses services et encore plus le service client, de peur de perdre de vue les demandes et les attentes de ses clients. Aucun risque avec Wecall : les remontées des clients sont transmises sans faille, y compris concernant les éventuels bugs sur les sites, ainsi que les optimisations à apporter aux différents processus (commande, livraison, etc.), dans un véritable esprit de conseil et d’accompagnement.

Gsell et Wecall sont en communication permanente : le chargé de compte Wecall appelle régulièrement le dirigeant de Gsell, en plus des comités hebdomadaires et des échanges sur Stride, afin de faire des points sur le déroulement des opérations, ajuster les procédures et faire part des différentes remontées clients.

Nos clients témoignent

« Le fait d’avoir confié une grande partie du service client de Gsell à Wecall nous a vraiment fait gagner en efficacité. Cela nous a permis de mieux nous concentrer sur le reste des activités en totale confiance. Wecall traite nos appels et nos e-mails avec beaucoup de professionnalisme. Nous sommes très satisfaits à la fois de l’amabilité et de la rigueur. Nous échangeons régulièrement pour revoir les statistiques et des points divers issus du terrain. Merci à toute l’équipe pour la sérénité apportée. »

Francis Gsell, Gérant

Pourquoi pas vous ?

Désireux de ne manquer aucun appel et d’enchanter votre relation client ? Contactez-nous ici.

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