Quels sont les bénéfices du télésecrétariat médical ?

Plages horaires plus larges

Les attentes d’un professionnel de santé vont souvent au-delà de la disponibilité d’une seule secrétaire. Plutôt que d’en embaucher plusieurs, recourir à un télésecrétariat est la solution la plus adéquate pour répondre à vos patients sur des plages horaires larges. En prime, alors que la secrétaire prend des congés ou peut s’absenter pour diverses raisons, un télésecrétariat ne ferme jamais.

Débordement à la demande

Votre spécialité fait que vous ne pouvez pas vous passer d’une secrétaire au cabinet ? Et si vous optiez pour le télésecrétariat en « débordement » ? Les appels arriveront d’abord à votre cabinet et ne seront basculés vers le télésecrétariat qu’en cas de non-réponse. C’est une solution pratique pour éviter la perte d’appels tout en limitant le coût du télésecrétariat.

Capacité de prise d’appels plus importante

En particulier si vous êtes dans un cabinet multi-praticiens, votre secrétaire peut se retrouver rapidement submergée par le volume d’appels. Ce qui générera un temps d’attente élevé pour vos patients et nuira à l’image de votre cabinet. Au contraire, un télésecrétariat efficace aura toujours les ressources nécessaires pour absorber des volumes d’appels importants.

Outils plus efficaces

Ça fait longtemps que vous avez laissé tomber votre agenda papier au profit de Doctolib, KelDoc ou Maiia ? Et si vous profitiez pleinement des avantages de ces outils ? Grâce au couplage des agendas avec la téléphonie IP, les télésecrétariats bénéficient d’une grande efficacité qui leur permet de gagner en personnalisation et en fluidité.

Un périmètre plus large que ce que vous pensez

Vous pensez qu’un télésecrétariat se borne au traitement des appels ? Sachez que certaines structures peuvent aller très loin dans votre accompagnement au quotidien : saisie de vos comptes rendus médicaux (en général par des internes en médecine), gestion du courrier à destination de vos confrères et de vos patients, prise en charge de vos interactions avec la Sécurité Sociale, gestion administrative…

Selon quels critères choisir son télésecrétariat médical ?

Après cette revue des bénéfices du télésecrétariat, sur quelles bases choisir son prestataire ? Voici l’ensemble des critères à évaluer pour faire le meilleur choix.

Taille de la structure

Face au grand nombre de structures, difficile de faire son choix. Pas de panique ! Pour y voir plus clair, nous les avons scindées en trois groupes.

La secrétaire médicale indépendante

La secrétaire médicale indépendante, le plus souvent en télétravail depuis son domicile, a l’avantage d’être proche du praticien. Elle développe également une relation de proximité avec les patients. L’inconvénient est qu’elle offre une plage de travail limitée et qu’elle peut difficilement assurer une continuité de service pendant ses absences ou ses congés.

La grande plateforme téléphonique

La grande plateforme téléphonique, comptant plus d’une cinquantaine de secrétaires médicales, présente plusieurs avantages : elle peut absorber de gros volumes d’appels sur de larges plages horaires, proposer des tarifs intéressants et assurer une continuité de service à tout moment. Elle peut néanmoins manquer de constance au niveau de la qualité de traitement des appels.

Entre les 2 : les télésecrétariats médicaux de taille intermédiaire

Le meilleur des deux mondes ? Les structures de taille intermédiaire présentent en effet les avantages des deux types décrits plus haut sans leurs inconvénients.

Télésecrétariat local ou basé à l’étranger ?

La vague de délocalisations des centres d’appels au début des années 2000, notamment par les opérateurs téléphoniques, a installé une image mitigée du traitement des appels à l’étranger. Pourtant, beaucoup de centres basés au Maroc, en Tunisie ou en Afrique subsaharienne ont réussi le pari de délivrer des prestations sans faille. Si vous souhaitez limiter le coût de votre télésecrétariat tout en garantissant une qualité optimale, c’est une option à envisager. Un télésecrétariat situé dans votre région aura l’avantage de connaître votre environnement immédiat sur le bout des doigts. Un télésecrétariat à l’étranger vous permettra de maîtriser les coûts et vous surprendra certainement par le niveau d’amabilité et de professionnalisme.

Temps du décroché et horaires d’ouverture

Le temps du décroché est un facteur clé dans la satisfaction de votre patientèle. La longue musique d’attente peut sembler interminable. Il est par conséquent judicieux de choisir votre prestataire en fonction de sa performance au niveau du temps de réponse. Les horaires d’ouverture de votre accueil téléphonique détermineront également le niveau de satisfaction de vos patients. Et ce n’est pas qu’une question d’image : le chiffre d’affaires de votre cabinet en dépend.

Respect des consignes

Pour garantir votre sérénité et la bonne marche de votre cabinet, il est impératif que votre télésecrétariat soit rigoureux dans le respect de vos consignes. Avant de vous engager avec un prestataire, assurez-vous de sa capacité à vous proposer un télésecrétariat sur mesure.

Effectif dédié ou mutualisé ?

Certains praticiens préfèrent que leurs appels soient traités par un groupe restreint de télésecrétaires, voire par une seule télésecrétaire dédiée. Ils garantissent ainsi une bonne maîtrise de leurs consignes et une proximité avec les patients. Il faut néanmoins considérer les avantages d’une équipe large : le temps du décroché est réduit et la continuité de service est mieux assurée.

Flexibilité, capacité d’adaptation et réactivité

Un imprévu vous oblige à annuler une trentaine de rendez-vous à la dernière minute ? Et si votre télésecrétariat vous permettait d’avoir l’esprit tranquille en faisant preuve d’une grande flexibilité pour répondre aux demandes inopinées. Autre qualité à rechercher chez votre prestataire : sa capacité d’adaptation aux consignes temporaires. « Pas d’urgence ce jour », « si Mme Dupont appelle, merci de me transférer l’appel… » : voici des exemples de demandes ponctuelles que vos télésecrétaires doivent pouvoir gérer.

Niveau de spécialisation

Savoir traiter des appels entrants n’est pas suffisant pour être un bon télésecrétariat. Encore faut-il maîtriser les spécificités de l’accueil téléphonique médical et les connaissances relatives aux différentes spécialités (dentaire, gynécologie, ophtalmologie…).

Proximité et écoute

Loin des yeux, près du cœur. En désignant un interlocuteur unique pour vous accompagner dès le démarrage et recueillir vos remontées tout au long de la prestation, une véritable relation de proximité peut être mise en place entre vous et votre prestataire. Optez pour un télésecrétariat qui met en avant l’écoute et l’esprit d’équipe avec ses clients.

Durée d’engagement

Et si la qualité de la prestation n’est finalement pas au niveau attendu ? Préférez un télésecrétariat qui ne vous imposera aucun engagement sur la durée.

Facturation à l’appel, au forfait… ?

Plusieurs modèles de facturation sont proposés par les télésecrétariats : à l’appel, au forfait, par paliers… En général, le modèle le plus séduisant est celui qui consiste à facturer la prestation en fonction du nombre d’appels traités. Basé sur votre consommation réelle, il permet de coller à votre niveau d’activité. En revanche, si vous souhaitez prévoir vos coûts avec fiabilité, c’est le modèle forfaitaire (souvent basé sur un nombre d’appels illimité) qu’il faudra choisir. Renseignez-vous par ailleurs sur le coût des appels sortants et des envois de SMS à destination de vos patients. Certains télésecrétariats les offrent tandis que d’autres les facturent comme des appels entrants.

Que penser du télésecrétariat tout numérique ?

L’idée est de faire traiter les appels par des voicebots. C’est innovant, voire révolutionnaire. Mais les robots peuvent-ils réellement remplacer l’humain, en particulier dans le domaine de la santé ? Il est évident que l’empathie dans le traitement des appels médicaux est essentielle. Tout n’est pas systématique. Le bon sens vient apporter un équilibre entre la rigueur des consignes et les besoins spécifiques des patients. Il y a tellement de cas possibles qu’il est difficile de paramétrer efficacement les voicebots. Pensons également aux personnes âgées : une oreille réellement à l’écoute est irremplaçable.

Pour conclure : pour choisir votre télésecrétariat, faîtes confiance à votre feeling avant tout !

Maintenant, vous connaissez les avantages du secrétariat médical externalisé et savez comment faire le choix du bon prestataire. Pour sauter le pas, rien de mieux que de demander un devis et d’apprécier la qualité des échanges que vous aurez avec vos interlocuteurs. Testez votre prestataire pendant une période d’essai et vous serez parfaitement fixés.

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Outil de gestion de l’après-vente pour les promoteurs immobiliers

Wecall a développé une solution helpdesk dédiée à la gestion des tickets de service après-vente pour les promoteurs immobiliers. La plateforme facilite la gestion de vos interventions en diffusant les informations clients auprès de vos intervenants et de vos techniciens. La plateforme assure ainsi un suivi personnalisé de leurs demandes.

Outil CRM à destination des promoteurs immobiliers

Wecall a mis en place une plateforme pour permettre aux promoteurs immobiliers de gérer leur parc immobilier neuf. Accessible sur smartphone, tablette et PC, le CRM met à votre disposition l’ensemble des éléments de commercialisation en temps réel. Grâce à un reporting complet, vous pouvez suivre vos actions commerciales et gagner du temps en automatisant l’envoi de la documentation à vos prospects.

Outil de gestion des tickets SAV pour équipementiers médicaux

Afin d’augmenter la satisfaction de ses clients, Vatech a fait appel à Wecall afin de gérer les appels du service après-vente technique. Ces appels peuvent provenir de dentistes, d’installateurs ou de distributeurs mais aussi des propres techniciens de Vatech ayant besoin d’assistance lors des interventions sur les machines. La première mission des opérateurs de Wecall a été, grâce à un logiciel de type « helpdesk » créé par Wecall et partagé entre les deux entreprises, de faire remonter des tickets à destination du service technique pour répondre aux requêtes entrantes. La prestation de centre d’appels et l’outil de ticketing ont été mis en place dans un délai court. Selon Martin Kwak, General Manager de Vatech France, cet outil de gestion des tickets est devenu “indispensable” pour l’entreprise.

Plateforme de gestion des requêtes des copropriétaires pour les syndics

Wecall a créé une plateforme à destination des gestionnaires de biens immobiliers (syndics, syndic bénévole, promoteur, administrateur de biens ou bailleur social par ex.). Celle-ci met en relation les occupants, le gestionnaire et ses prestataires techniques. Accessible depuis smartphone, tablette ou ordinateur, l’outil facilite la gestion et le traitement des tickets des copropriétaires en lien avec les fournisseurs. Vos clients pourront, par exemple, suivre l’avancée de la résolution de leurs incidents par l’envoi automatisé de SMS.

Wecall accompagne ses clients dans la gestion de leur relation client en développant des outils CRM & helpdesk adaptés à leurs besoins.

N’hésitez pas à nous demander une démo de nos solutions !

Rendez-vous sur notre formulaire de contact pour nous demander un essai gratuit !

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Suite au décret n° 2016-995 du 20 juillet 2016 relatif aux lettres de liaison, les établissements de santé doivent remettre aux patients un compte rendu de leur hospitalisation dès leur jour de sortie. La numérisation des comptes rendus médicaux (de consultation, d’examen ou opératoire) a rendu le secteur de la santé plus efficace en facilitant la gestion et la recherche d’informations médicales bénéficiant au patient.

Néanmoins, numériser et retranscrire ces documents prend du temps et mobilise des ressources. La nature des documents numérisés nécessite une attention toute particulière : précision, fiabilité et confidentialité.

Externaliser la saisie de vos comptes rendus médicaux à un prestataire fiable est une solution bénéfique pour l’ensemble des parties concernées : patients comme praticiens de santé.

Quelles sont les raisons pour lesquelles vous devriez externaliser la saisie de vos comptes rendus médicaux :

Réduire le coût et les temps passés dans la saisie de ces comptes rendus par vos secrétaires

En passant par une solution de saisie de comptes rendus médicaux externe, vous libérez selon votre besoin votre personnel d’une charge de travail non négligeable. Vos secrétaires pourront alors s’occuper de tâches à plus forte valeur ajoutée.

Être plus efficace dans l’accès, la recherche et la gestion des informations médicales de vos patients

Les prestataires les plus performants vous montreront comment classer vos retranscriptions médicales pour qu’elles vous soient aisément accessibles au bénéfice de vos patients. Ils disposent d’applications spécifiques facilitant à la fois le dépôt des fichiers audio et le stockage des documents Word.

Bénéficier de l’appui de professionnels de santé dédiés à la saisie des comptes rendus médicaux

Avec l’appui d’un réseau de professionnels de santé (le plus souvent des étudiants en médecine), vos comptes rendus seront saisis avec une attention particulière et en toute confidentialité. Le traitement de vos comptes rendus sera fait avec rigueur grâce à un système de contrôle de qualité permettant d’assurer une conformité maximale voire supérieure à une secrétaire.

Profiter des services de saisie et de retranscription de manière permanente ou ponctuelle selon vos besoins

Un service de saisie externalisé que vous pouvez mobiliser à tout moment vous permet de faire face à des imprévus et d’optimiser la gestion de votre établissement.

Découvrez les prestations de saisie de comptes rendus médicaux

Wecall propose un service de saisie de comptes rendus médicaux. Nous accompagnons des professionnels de santé (médecins, pédiatres, chirurgiens-dentistes…) dans la retranscription de leurs comptes rendus médicaux avec l’appui d’un réseau d’étudiants en médecine.

Rendez-vous sur notre formulaire de contact pour demander votre devis !

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Comment cela fonctionne ? Quels coûts pour les professionnels de santé ? Pourquoi choisir un télésecrétariat médical ? Quels bénéfices pouvez-vous en tirer ?

Comment fonctionne un télésecrétariat médical ?

Les télésecrétariats médicaux réceptionnent les appels pour le compte des professionnels de santé comme les médecins, dentistes, ophtalmologues, pédiatres et kinésithérapeutes par exemple. Nous savons par expérience que les cabinets médicaux préfèrent rediriger leurs appels vers des professionnels du télésecrétariat médical afin de pouvoir se consacrer entièrement à leur cœur de métier. Ils pourront assurer leurs consultations et leurs visites à domicile avec l’assurance de ne perdre aucun appel.

Le transfert de la ligne téléphonique se fait très simplement par la composition d’un code comme *21*.

Guidés par les consignes du professionnel, les télésecrétaires inscrivent les rendez-vous sur l’agenda en ligne ainsi que les messages des patients. Ils peuvent également faire des transferts d’appels pour les cas urgents.

Désormais, Doctolib ou Keldoc sont les agendas les plus fréquemment utilisés, permettant la prise de rendez-vous en ligne et intégrant un maximum de fonctionnalités pour aider les secrétariats externalisés à mieux traiter les appels.

Les tarifications possibles d’un télésecrétariat médical

Le mode de facturation peut se faire par forfait : à la semaine, au mois par exemple. Il peut aussi se faire par appel traité. Ce sont des points sur lesquels vous devez insister dans vos demandes de devis afin d’avoir une idée plus précise de la formule qui vous convient le mieux.

Par ailleurs, il vous faudra être vigilent sur les coûts annexes que certains télésecrétariats peuvent facturer : transferts d’appels, appels sortants, envois de SMS…

Dans quel cas devriez-vous avoir recours à un télésecrétariat médical ?

Comment savoir si vous avez besoin d’un télésecrétariat ?

• Vous exercez seul dans votre cabinet et vous êtes souvent sollicité par téléphone pendant vos consultations
• Vous avez une secrétaire mais elle est débordée par les prises de rendez-vous par téléphone et/ou a d’autres tâches administratives à gérer
• Vous souhaitez assurer une continuité de votre accueil téléphonique en dehors des jours et des heures d’ouverture de votre cabinet

Quels sont les avantages à avoir recours à un télésecrétariat médical ?

Le télésecrétariat médical offre de nombreux avantages pour les professionnels de santé :

• Une amélioration de votre productivité
• Un accroissement de la satisfaction de vos patients
• Une optimisation de vos coûts de fonctionnement
• Un suivi plus rigoureux de l’historique de vos patients grâce aux agendas en ligne

En sollicitant les services d’un prestataire de télésecrétariat médical fiable et efficace, vous pourrez engranger ces bénéfices et vous consacrer entièrement à vos patients. Retrouvez les témoignages de nos clients sur notre page !

N’hésitez pas et demander un devis personnalisé sur Wecall !

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Les vacances approchent à grands pas et vos équipes vont être en effectif restreint ? Pas évident en période estivale de garantir à vos clients un accueil téléphonique irréprochable. Pensez à externaliser la gestion de vos appels entrants.

Avec Wecall, fini les appels ratés, les mauvaises surprises et les contacts perdus ! Wecall vous propose un service d’accueil téléphonique ou de service client adapté à vos besoins. Nous répondons de manière professionnelle à tous vos appels. En fonction des consignes que vous fixez, notre équipe traite vos appels de bout en bout ou en mode “télésecrétariat”. Vous choisissez vous-même quand vous nous transférez vos appels, de manière temporaire ou continue !

Partez en vacances le cœur léger, sans que cela n’affecte la qualité de votre accueil téléphonique !

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La généralisation du tiers-payant au cœur du mécontentement

Le projet de loi prévoit la généralisation de ce dispositif à l’ensemble de la population. Aujourd’hui, seules certaines catégories de population défavorisées sont dispensées d’avancer les frais d’une consultation chez le médecin. Les médecins craignent que la généralisation du tiers-payant ne déresponsabilise les patients  et ne les conduise au  « consumérisme médical ». Ils redoutent aussi les délais de paiement de l’assurance maladie et les complications administratives à la clé.

Au-delà du tiers-payant, les médecins libéraux contestent la réorganisation du système de santé et son « étatisation » avec le renforcement du pouvoir des ARS. Certains crient à la fin de la médecine libérale et craignent, à terme, la remise en cause de leur liberté d’installation.

Grève administrative : retour aux feuilles de soins papier

Afin de maintenir la pression sur le projet de loi du gouvernement,  certains syndicats organisent une grève des médecins administrative. Objectif : noyer l’assurance maladie sous la paperasse en procédant à la grève des cartes vitales. Finie la télétransmission pour les médecins qui participent au mouvement, et retour aux feuilles de soins papier.

58% des français soutiennent la grève des médecins

De leur côté, les patients font preuve de… patience. En pleine épidémie de grippe et de gastro-entérite, on aurait pu s’attendre à moins de compréhension de leur part. Ils soutiennent en effet majoritairement  – à 58% – leurs médecins d’après un sondage Ifop publié dans le JDD. Seuls 13% des français trouvent la grève des médecins « pas du tout justifiée ».

A noter cependant :  malgré la grève des médecins,  les médecins libéraux ont plus consulté pendant la dernière semaine de décembre en 2014 qu’en 2013 : 4,4 millions de consultations contre 4,3 millions l’année précédente.

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Ils sont ainsi 55% à avoir déjà renoncé à des soins chez un généraliste en raison des délais de consultation, et le chiffre monte à 64% pour les médecins spécialistes.

Réduction du temps médical disponible

En cause : le temps médical disponible, en baisse de façon structurelle. D’une part, le temps de travail global des médecins diminue, d’autre part, la part du temps de travail consacré strictement aux soins se réduit également.

En effet, les médecins vieillissent (moyenne d’âge de 51,6 ans chez les généralistes et de 58 ans chez les ophtalmologues), la profession se féminise et les modes de vie changent. Les femmes travaillent moins le mercredi et les médecins souhaitent avoir plus de temps libre. De plus, certains d’entre eux abandonnent les consultations classiques au profit d’activités plus lucratives (chirurgie laser pour les ophtalmologues, esthétique pour les dermatologues).

Des délais de consultation en hausse constante

Les délais de consultation s’allongent donc mécaniquement d’année en année : il fallait 6 jours en moyenne pour obtenir un rendez-vous chez un généraliste en 2014 contre 4 jours en 2012. Toutefois, malgré ces problèmes d’accès aux soins, les patients gardent confiance dans leurs médecins : 92% sont satisfaits de leur généraliste, et 86% de leur spécialiste.

Wecall optimise l’agenda médical des praticiens

Pour réduire les délais de consultation, il est donc essentiel que les médecins ne perdent pas de temps dans les tâches administratives et qu’ils puissent concentrer leur attention sur leurs patients. Eviter  les annulations de dernière minute qui laissent des trous dans les agendas est également un enjeu pour éviter d’allonger encore les délais de consultation. C’est ce à quoi s’emploie Wecall  avec son service de télésecrétariat performant.

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Définir vos besoins : un télésecrétariat médical à temps plein ou à temps partiel ?

Selon la façon dont vous travaillez, vous pouvez choisir d’externaliser tout ou partie de votre secrétariat. Une assistante au cabinet peut se révéler précieuse pour accueillir les patients, gérer les tâches administratives ou vous prêter main forte pendant vos consultations. Vous pouvez ainsi compléter ses horaires de travail, gérer ses congés ou ses absences grâce au télésecrétariat médical.  Vous pouvez également choisir de confier la totalité de vos appels et la gestion de votre agenda au télésecrétariat médical en vous passant de secrétaire.

Choisir son prestataire de télésecrétariat médical

Petits centres de télésecrétariat ? Grosses sociétés de centres d’appels ? Les possibilités sont multiples, tout dépend de ce que vous souhaitez. Un gros centre d’appel vous assurera une prestation de qualité constante avec un décroché rapide. Mais vous risquez d’être un numéro parmi la multitude de clients. Si vous préférez avoir une relation plus personnelle avec vos télésecrétaires et avec la société vers laquelle vous externalisez, vous pouvez opter pour des structures de taille intermédiaire comme Wecall. Vous serez à leur échelle un client important qu’il convient de choyer. Vous bénéficierez aussi de plus de souplesse et de réactivité au quotidien pour modifier vos consignes, échanger avec vos télésecrétaires, etc.

Le juste prix

Question de tarifs, tout dépend de votre volume d’appels et des critères qui sont les vôtres. Si vous avez un nombre d’appels important, vous avez tout intérêt à vous orienter vers des formules illimitées. Si vous souhaitez faire de l’externalisation partielle ou avez un faible volume d’appels, préférez des structures qui vous proposent des formules souples adaptées à votre consommation. Chez Wecall nous vous proposons ces deux types d’offre pour coller à tous les besoins.

Enfin, nous vous recommandons de prêter attention aux coûts parfois dissimulés dans les devis de certains prestataires concernant les appels sortants (appels passés par le télésecrétariat à vos patients pour déplacer des rendez-vous, transmettre un message de votre part, etc.), les e-mails et les mémos échangés avec vous. Il convient de comparer ce qui est comparable pour faire votre choix en connaissance de cause.

Voilà c’est à vous, et si vous n’êtes toujours pas  décidé, vous pouvez toujours demander un devis à Wecall ici. C’est sans engagement.

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Santé publique : des dangers de posséder un chat

Une équipe de République Tchèque, d’Inde, du Japon et des Etats-Unis a étudié les liens entre les changements de personnalités chez les femmes et une toxoplasmose latente (maladie transmise par les chats), ceux entre la toxoplasmose et la schizophrénie chez les hommes et ceux entre les morsures de chats et la dépression. A méditer avant d’accueillir un minou comme animal de compagnie.

Médecine : le jambon pour soigner les saignements de nez

Des chercheurs indiens et américains ont été mis à l’honneur pour leur découverte d’un nouveau traitement permettant d’arrêter les saignements de nez. L’insertion de bacon dans la narine a permis de stopper une hémorragie incontrôlable… Une façon pratique de se soigner lorsque le stock de coton de la maison est épuisé.

Biologie : les chiens peuvent vous aider à retrouver le Nord

Si vous êtes perdu en ville, pas de panique, vous pouvez retrouver votre chemin grâce aux déjections canines. En effet, nos amis les chiens s’alignent sur le champ magnétique terrestre pour faire leurs besoins. C’est ce qu’à démontré une équipe primée cette année aux Ig Nobel. Pratique si vous avez oublié votre boussole et votre smartphone.

Pas de prix Ig Nobel pour Wecall malgré l’effet de son accueil téléphonique sur la dopamine

Enfin, il est regrettable que l’équipe de Wecall n’ait pas été distinguée par un prix Ig Nobel malgré toute la rigueur de son étude scientifique visant à prouver qu’un accueil téléphonique performant augmentait systématiquement le bonheur des médecins et de leurs patients. Si vous n’êtes pas convaincu, faites-en l’expérience en testant nos services de télésecrétariat…

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