Suite au décret n° 2016-995 du 20 juillet 2016 relatif aux lettres de liaison, les établissements de santé doivent remettre aux patients un compte rendu de leur hospitalisation dès leur jour de sortie. La numérisation des comptes rendus médicaux (de consultation, d’examen ou opératoire) a rendu le secteur de la santé plus efficace en facilitant la gestion et la recherche d’informations médicales bénéficiant au patient.

Néanmoins, numériser et retranscrire ces documents prend du temps et mobilise des ressources. La nature des documents numérisés nécessite une attention toute particulière : précision, fiabilité et confidentialité.

Externaliser la saisie de vos comptes rendus médicaux à un prestataire fiable est une solution bénéfique pour l’ensemble des parties concernées : patients comme praticiens de santé.

Quelles sont les raisons pour lesquelles vous devriez externaliser la saisie de vos comptes rendus médicaux :

Réduire le coût et les temps passés dans la saisie de ces comptes rendus par vos secrétaires

En passant par une solution de saisie de comptes rendus médicaux externe, vous libérez selon votre besoin votre personnel d’une charge de travail non négligeable. Vos secrétaires pourront alors s’occuper de tâches à plus forte valeur ajoutée.

Être plus efficace dans l’accès, la recherche et la gestion des informations médicales de vos patients

Les prestataires les plus performants vous montreront comment classer vos retranscriptions médicales pour qu’elles vous soient aisément accessibles au bénéfice de vos patients. Ils disposent d’applications spécifiques facilitant à la fois le dépôt des fichiers audio et le stockage des documents Word.

Bénéficier de l’appui de professionnels de santé dédiés à la saisie des comptes rendus médicaux

Avec l’appui d’un réseau de professionnels de santé (le plus souvent des étudiants en médecine), vos comptes rendus seront saisis avec une attention particulière et en toute confidentialité. Le traitement de vos comptes rendus sera fait avec rigueur grâce à un système de contrôle de qualité permettant d’assurer une conformité maximale voire supérieure à une secrétaire.

Profiter des services de saisie et de retranscription de manière permanente ou ponctuelle selon vos besoins

Un service de saisie externalisé que vous pouvez mobiliser à tout moment vous permet de faire face à des imprévus et d’optimiser la gestion de votre établissement.

Découvrez les prestations de saisie de comptes rendus médicaux

Wecall propose un service de saisie de comptes rendus médicaux. Nous accompagnons des professionnels de santé (médecins, pédiatres, chirurgiens-dentistes…) dans la retranscription de leurs comptes rendus médicaux avec l’appui d’un réseau d’étudiants en médecine.

Rendez-vous sur notre formulaire de contact pour demander votre devis !

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Comment cela fonctionne ? Quels coûts pour les professionnels de santé ? Pourquoi choisir un télésecrétariat médical ? Quels bénéfices pouvez-vous en tirer ?

Comment fonctionne un télésecrétariat médical ?

Les télésecrétariats médicaux réceptionnent les appels pour le compte des professionnels de santé comme les médecins, dentistes, ophtalmologues, pédiatres et kinésithérapeutes par exemple. Nous savons par expérience que les cabinets médicaux préfèrent rediriger leurs appels vers des professionnels du télésecrétariat médical afin de pouvoir se consacrer entièrement à leur cœur de métier. Ils pourront assurer leurs consultations et leurs visites à domicile avec l’assurance de ne perdre aucun appel.

Le transfert de la ligne téléphonique se fait très simplement par la composition d’un code comme *21*.

Guidés par les consignes du professionnel, les télésecrétaires inscrivent les rendez-vous sur l’agenda en ligne ainsi que les messages des patients. Ils peuvent également faire des transferts d’appels pour les cas urgents.

Désormais, Doctolib ou Keldoc sont les agendas les plus fréquemment utilisés, permettant la prise de rendez-vous en ligne et intégrant un maximum de fonctionnalités pour aider les secrétariats externalisés à mieux traiter les appels.

Les tarifications possibles d’un télésecrétariat médical

Le mode de facturation peut se faire par forfait : à la semaine, au mois par exemple. Il peut aussi se faire par appel traité. Ce sont des points sur lesquels vous devez insister dans vos demandes de devis afin d’avoir une idée plus précise de la formule qui vous convient le mieux.

Par ailleurs, il vous faudra être vigilent sur les coûts annexes que certains télésecrétariats peuvent facturer : transferts d’appels, appels sortants, envois de SMS…

Dans quel cas devriez-vous avoir recours à un télésecrétariat médical ?

Comment savoir si vous avez besoin d’un télésecrétariat ?

• Vous exercez seul dans votre cabinet et vous êtes souvent sollicité par téléphone pendant vos consultations
• Vous avez une secrétaire mais elle est débordée par les prises de rendez-vous par téléphone et/ou a d’autres tâches administratives à gérer
• Vous souhaitez assurer une continuité de votre accueil téléphonique en dehors des jours et des heures d’ouverture de votre cabinet

Quels sont les avantages à avoir recours à un télésecrétariat médical ?

Le télésecrétariat médical offre de nombreux avantages pour les professionnels de santé :

• Une amélioration de votre productivité
• Un accroissement de la satisfaction de vos patients
• Une optimisation de vos coûts de fonctionnement
• Un suivi plus rigoureux de l’historique de vos patients grâce aux agendas en ligne

En sollicitant les services d’un prestataire de télésecrétariat médical fiable et efficace, vous pourrez engranger ces bénéfices et vous consacrer entièrement à vos patients. Retrouvez les témoignages de nos clients sur notre page !

N’hésitez pas et demander un devis personnalisé sur Wecall !

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Ils sont ainsi 55% à avoir déjà renoncé à des soins chez un généraliste en raison des délais de consultation, et le chiffre monte à 64% pour les médecins spécialistes.

Réduction du temps médical disponible

En cause : le temps médical disponible, en baisse de façon structurelle. D’une part, le temps de travail global des médecins diminue, d’autre part, la part du temps de travail consacré strictement aux soins se réduit également.

En effet, les médecins vieillissent (moyenne d’âge de 51,6 ans chez les généralistes et de 58 ans chez les ophtalmologues), la profession se féminise et les modes de vie changent. Les femmes travaillent moins le mercredi et les médecins souhaitent avoir plus de temps libre. De plus, certains d’entre eux abandonnent les consultations classiques au profit d’activités plus lucratives (chirurgie laser pour les ophtalmologues, esthétique pour les dermatologues).

Des délais de consultation en hausse constante

Les délais de consultation s’allongent donc mécaniquement d’année en année : il fallait 6 jours en moyenne pour obtenir un rendez-vous chez un généraliste en 2014 contre 4 jours en 2012. Toutefois, malgré ces problèmes d’accès aux soins, les patients gardent confiance dans leurs médecins : 92% sont satisfaits de leur généraliste, et 86% de leur spécialiste.

Wecall optimise l’agenda médical des praticiens

Pour réduire les délais de consultation, il est donc essentiel que les médecins ne perdent pas de temps dans les tâches administratives et qu’ils puissent concentrer leur attention sur leurs patients. Eviter  les annulations de dernière minute qui laissent des trous dans les agendas est également un enjeu pour éviter d’allonger encore les délais de consultation. C’est ce à quoi s’emploie Wecall  avec son service de télésecrétariat performant.

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Définir vos besoins : un télésecrétariat médical à temps plein ou à temps partiel ?

Selon la façon dont vous travaillez, vous pouvez choisir d’externaliser tout ou partie de votre secrétariat. Une assistante au cabinet peut se révéler précieuse pour accueillir les patients, gérer les tâches administratives ou vous prêter main forte pendant vos consultations. Vous pouvez ainsi compléter ses horaires de travail, gérer ses congés ou ses absences grâce au télésecrétariat médical.  Vous pouvez également choisir de confier la totalité de vos appels et la gestion de votre agenda au télésecrétariat médical en vous passant de secrétaire.

Choisir son prestataire de télésecrétariat médical

Petits centres de télésecrétariat ? Grosses sociétés de centres d’appels ? Les possibilités sont multiples, tout dépend de ce que vous souhaitez. Un gros centre d’appel vous assurera une prestation de qualité constante avec un décroché rapide. Mais vous risquez d’être un numéro parmi la multitude de clients. Si vous préférez avoir une relation plus personnelle avec vos télésecrétaires et avec la société vers laquelle vous externalisez, vous pouvez opter pour des structures de taille intermédiaire comme Wecall. Vous serez à leur échelle un client important qu’il convient de choyer. Vous bénéficierez aussi de plus de souplesse et de réactivité au quotidien pour modifier vos consignes, échanger avec vos télésecrétaires, etc.

Le juste prix

Question de tarifs, tout dépend de votre volume d’appels et des critères qui sont les vôtres. Si vous avez un nombre d’appels important, vous avez tout intérêt à vous orienter vers des formules illimitées. Si vous souhaitez faire de l’externalisation partielle ou avez un faible volume d’appels, préférez des structures qui vous proposent des formules souples adaptées à votre consommation. Chez Wecall nous vous proposons ces deux types d’offre pour coller à tous les besoins.

Enfin, nous vous recommandons de prêter attention aux coûts parfois dissimulés dans les devis de certains prestataires concernant les appels sortants (appels passés par le télésecrétariat à vos patients pour déplacer des rendez-vous, transmettre un message de votre part, etc.), les e-mails et les mémos échangés avec vous. Il convient de comparer ce qui est comparable pour faire votre choix en connaissance de cause.

Voilà c’est à vous, et si vous n’êtes toujours pas  décidé, vous pouvez toujours demander un devis à Wecall ici. C’est sans engagement.

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